Электронный документооборот 1С-Такском

"1С-Такском" – удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами "1С:Предприятия 8"

В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами.

Многие предприятия и организации начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.

Общая схема обмена электронными документами

Пользователи программ "1С:Предприятия 8" имеют возможность получить дополнительные преимущества при использовании решения для обмена электронными документами "1С-Такском" – совместной разработки фирмы "1С" и старейшего оператора электронной отчетности компании "Такском".

Обмен электронными документами между пользователями "1С:Предприятия 8" в решении "1С-Такском" проще и удобнее

• Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ.

• Подходит любой сертификат ЭЦП, который признает ФНС России.

• Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д.

• Компания "Такском" гарантирует доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.

• Входящие документы в информационной базе "1С" формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести.

• Система работает с любым количеством пользователей, имеющих право подписи (ЭЦП).

• Обмен электронными документами органично встроен в регламент внутреннего документооборота.

Доступ к "1С-Такском" реализован в прикладных решениях:

• "1С:Бухгалтерия 8", ред. 2.0,
• "1С:Бухгалтерия 8 КОРП",
• "1С:Управление торговлей 8", ред.11,
• "1С:Управление небольшой фирмой 8", ред. 1.4,
• "1С:Управление производственным предприятием 8",
• "1С:Комплексная автоматизация 8".

Состав прикладных решений, включающих "1С-Такском", планируется расширять.

Также у пользователей есть возможность встроить функциональность "1С-Такском" и в другие конфигурации на платформе "1С:Предприятие 8.2", самостоятельно или с помощью партнеров фирмы "1С". Для этого фирма "1С" опубликовала дистрибутив решения "1С:Библиотека электронных документов 8.2"

Условия подключения и использования "1С-Такском" для пользователей 1С:ИТС

* Один отправленный счет-фактура дает право на бесплатную отправку двух любых других документов, не зависимо от получателя, очередности и времени отправки (в пределах расчетного периода – календарного месяца).

Подключение и начало работы с "1С-Такском"

В настоящее время к обмену электронными документами через "1С-Такском" могут подключиться зарегистрированные пользователи программных продуктов на платформе "1С:Предприятие 8.2", заключившие договор 1С:ИТС.

Все зарегистрированные пользователи программ "1С:Предприятие" всех версий (включая базовые и отраслевые решения) могут заключить договор 1С:ИТС с партнером фирмы 1С.

Обязательным условием использования юридически значимого электронного документооборота является наличие у пользователя сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП). При работе с "1С-Такском" подходят сертификаты ЭЦП любых удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России. Если сертификата ЭЦП нет, рекомендуем получить его у регионального представителя компании "Такском".

Если используется клиент-серверный режим работы, то первоначальную настройку нужно производить на сервере; также необходимо обеспечить доступ серверного процесса "Агент сервера 1С:Предприятия 8.2" к закрытой части ключа подписи, установленной на сервере. Данный ключ будет использоваться для авторизации на сервере "Такском-Доклайнз" и для подписания служебных документов – соглашений и уведомлений.

Для технического подключения обмена электронными документами "1С-Такском" пользователю достаточно:

• обновить программу до требуемого релиза;

• заполнить заявку на подключение к "1С-Такском":

• для пользователей "1С:Бухгалтерия 8" (редакция 2.0), "1С:Бухгалтерия 8 КОРП", "1С:Управление производственным предприятием 8" (редакция 1.3) и "1С:Комплексная автоматизация 8" (редакция 1.1) – прямо в программе "1С" в настройках Соглашения об электронном обмене.

• для пользователей "1С:Управление торговлей 8" (редакция 11) и "1С:Управление небольшой фирмой 8" (редакция 1.4) – в личном кабинете на сайте поддержки пользователей "1С" (http://users.v8.1c.ru); если личный кабинет еще не создан, необходимо зарегистрироваться;

• выполнить настройку программы:

• указать в настройках программы "1С" полученный Идентификатор (только для пользователей "1С:Управление торговлей 8" (редакция 11) и "1С:Управление небольшой фирмой 8" (редакция 1.4)) и сертификат ЭЦП пользователя;

• прямо из программы отправить приглашение контрагенту к обмену электронными документами;

• дождаться положительного ответа контрагента, который будет обработан в программе и завершит формирование соглашения об обмене электронными документами.

Система технически готова к обмену электронными документами.

Для обеспечения правомерности и юридической значимости обмена электронными документами с контрагентами необходимо подготовить и оформить ряд документов:

• внести изменения в учетную политику предприятия – предусмотреть возможность использования электронных документов;

• подписать с каждым контрагентом, с которым планируется обмен электронными документами, Соглашение об электронном обмене (см. статью "Как начать обмен электронными документами" на its.1c.ru);

• обратиться к партнеру, который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним необходимый лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании "Такском" для обмена электронными документами. Право использования программного обеспечения компании "Такском" оплачивается по итогам расчетного периода (месяца) через партнера "1С".

После выполнения этих условий можно начинать юридически значимый обмен электронными документами.

Преимущества электронного документооборота

• Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
• Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
• Снижение количества ошибок при вводе.
• Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
• Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

Отличия бумажного и электронного документооборота (на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции))

Продажа

Приобретение

Правовые основы обмена электронными документами

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.
Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами.

С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.
В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ об ЭЦП), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утрачивает силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон № 63-ФЗ об ЭП), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде. Однако в настоящее время форматы, по которым должен осуществляться такой обмен между налоговым органом и налогоплательщиком пока не утверждены.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утвердила форматы первичных документов - ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Эти форматы носят рекомендованный характер, и стороны договора могут не использовать их при обмене между собой. Однако в этом случае они не смогут воспользоваться правом представления в электронном виде документов по требованию инспекции.

Со 2 сентября 2010 года действует абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, предоставляющий налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Форма счетов-фактур, в том числе корректировочных, правила их заполнения, утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 (действует с 23.05.2012) утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Также приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены Форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.